6. Escriure i gestionar correus
Redactar un bon correu no és només escriure: també cal indicar a qui va adreçat, resumir-ne el motiu i revisar-lo abans d’enviar.
Redactar un missatge pas a pas
Premem «Redacta» o «Nou missatge». Escrivim el destinatari, un assumpte breu i un cos amb salutació, motiu i comiat. Abans d’enviar, revisem l’adreça i el contingut.
Premem «Redacta» o «Nou missatge».
Un assumpte útil
Un assumpte com «Consulta sobre el taller de dijous» ajuda més que «Hola». Cal que sigui breu i que expliqui de què tracta el missatge.
Adjuntar fitxers
La icona de clip sol permetre afegir un document o una fotografia. Comprovem que s’ha adjuntat el fitxer correcte i que no conté informació personal innecessària.
Respondre, respondre a tots i reenviar
«Respon» contesta al remitent. «Respon a tots» inclou altres destinataris del fil; cal fer-lo servir amb criteri. «Reenvia» envia una còpia del missatge a altres persones, però abans cal pensar en la privacitat.
CC i CCO
CC envia una còpia visible als destinataris. CCO envia una còpia sense mostrar aquestes adreces als altres receptors; és útil quan escrivim a moltes persones que no es coneixen.
Errors habituals
Oblidar l’adjunt, escriure a una adreça equivocada, respondre a tothom sense voler o enviar un text incomplet. Una revisió de trenta segons pot evitar problemes.
Desar, cercar i arxivar
Si no hem acabat, podem deixar el correu a Esborranys. Si el necessitem més endavant, el podem cercar o arxivar. No cal conservar indefinidament missatges innecessaris.
Ara et toca!
Escriu un correu fictici per demanar informació d’un taller. Inclou destinatari de prova, assumpte concret, salutació, pregunta i comiat. Revisa’l amb una altra persona abans de simular l’enviament.
Posa’t a prova
Pensa la resposta abans de desplegar-la. Si t’equivoques, torna a llegir l’apartat corresponent i prova-ho una altra vegada.
1. Per a què serveix l’assumpte?
Resposta i explicació: Per resumir el motiu del correu i facilitar-ne la identificació.
2. Quina opció respon només al remitent?
Resposta i explicació: «Respon».
3. Quan pot ser útil CCO?
Resposta i explicació: Quan enviem un missatge a diverses persones i no volem exposar les seves adreces entre elles.
4. Què cal comprovar abans d’enviar un correu amb un document?
Resposta i explicació: Destinatari, assumpte, text i fitxer adjunt correcte.
Un correu clar té un destinatari correcte, un bon assumpte, un text entenedor i una revisió final.